Série Memória: Arquivo Central guarda 68 anos de história do TSE

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Em 28 de maio deste ano, o Tribunal Superior Eleitoral (TSE) completou 68 anos de história, contados a partir de seu restabelecimento pelo Decreto-Lei nº 7.568/1945, após ter ficado inativo por cerca de oito anos, após a determinação de sua extinção durante o Estado Novo de Getúlio Vargas. Essas quase sete décadas de funcionamento do órgão superior da Justiça Eleitoral brasileira estão guardadas no Arquivo Central do TSE, localizado no edifício-sede do Tribunal, em Brasília-DF.

O acervo arquivístico do TSE é composto por aproximadamente dois quilômetros lineares de documentos em papel e milhares de unidades de documentos em suportes especiais, como CDs, DVDs e microfilmes. Toda a documentação está armazenada em espaço adequadamente climatizado, sendo distribuída em estantes deslizantes e armários. A organização e a gestão deste acervo são de competência da Seção de Arquivo da Coordenadoria de Protocolo e Expedição de Arquivo (Copea) do Tribunal.

Depois de esgotado o valor primário dos documentos produzidos nas diversas unidades do Tribunal (arquivos correntes ou setoriais), estes são transferidos ao Arquivo Central do TSE, que, por sua vez, é composto de documentos nas idades intermediária (com pouca frequência de uso) e permanente (arquivo histórico).

O acervo reúne documentos administrativos, judiciais e relativos às eleições de 1945 a 1992, anteriores à era eletrônica, e tem espaço para crescimento pelo menos por mais 10 anos. Grande parte desses documentos - de 1945 a 2008 - já está digitalizada e microfilmada.

Conforme explica o chefe da Seção de Arquivo do TSE, Yan Amaral Engelke, a gestão documental do Tribunal é regida por uma série de normas, sempre em conformidade com a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

As principais normas do Tribunal no que se refere à gestão documental são: a Portaria nº 370/2003, que institui o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos do órgão; a Instrução Normativa nº 1/2010, que trata da guarda e custódia dos documentos administrativos e judiciais produzidos e recebidos pelo Tribunal; e a Resolução nº 23.379/2012, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral.

O objetivo dessas normas é zelar pela correta organização e gestão dos documentos que registram a história do Tribunal, proporcionando rápido acesso aos arquivos do órgão para auxiliar na tomada de decisões, além de preservar a memória da Justiça Eleitoral.

Para facilitar este trabalho, a equipe - composta por três arquivistas, quatro estagiários e três colaboradores -, em parceria com a Secretaria de Tecnologia da Informação do TSE, desenvolveu o Sistema de Gestão de Arquivos (SGarq), que é informatizado e está sendo adaptado pelos Tribunais Regionais Eleitorais (TREs) para implementação nos Estados.

"Um arquivo bem organizado é importante por vários fatores. Assim que uma pessoa faz uma consulta aqui no arquivo, entregamos esse documento no mesmo dia, respeitando os prazos. Nunca vamos deixar o Tribunal perder um prazo porque houve demora em achar um documento. Com um arquivo organizado, recuperamos rapidamente essa informação e, assim, a tomada de decisão do Tribunal é mais rápida", destaca o arquivista.

Acesso do público

A documentação armazenada no Arquivo Central do TSE pode ser acessada tanto pelos servidores e colaboradores do Tribunal como pelo público externo, em cumprimento à Lei de Acesso a Informacao (Lei nº 12.527/2011). Com exceção dos documentos que tramitam na Corte em segredo de Justiça e que possuem grau de sigilo determinado, toda a documentação do Tribunal pode ser consultada por qualquer interessado.

Os conteúdos mais procurados pelo público externo são dados sobre o processo eleitoral, informações antigas de candidatos e acerca de registros de partidos políticos, entre outros.

Internamente, a consulta pode ser feita diretamente pelo SGarq, por telefone ou pessoalmente. Caso o interessado precise levar o documento para outra unidade, pode solicitar o empréstimo ou o desarquivamento (para acrescentar ou retirar parte do documento).

A consulta pelo público externo também pode ser feita por telefone, para os números (61) 3030-9108 ou 3030-9109, por e-mail (arquivo@tse.jus.br) ou pessoalmente. No caso de haver a necessidade de retirar o documento da Seção de Arquivo, o interessado deve solicitar autorização à área produtora do documento.

"Antes mesmo de a Lei de Acesso a Informacao ter sido publicada, a Seção de Arquivo do Tribunal já cumpria com as determinações que estão lá. Nós sempre fomos um órgão transparente, que sempre se dispôs a deixar essas informações acessíveis ao público interno e externo", destaca Yan Engelke.

Eliminação de documentos

A manutenção de um arquivo organizado depende de uma boa avaliação e de um programa de destinação de documentos que preveja também a possibilidade de eliminação destes em determinados períodos de tempo, evitando, assim, a desnecessária acumulação de arquivos que não tenham caráter permanente.

No TSE, a avaliação e a destinação dos documentos são regidas pelo Plano de Classificação das Informações e Documentos do TSE e pelo Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do TSE, instituídos pela Portaria nº 370/2003, em conformidade com a Lei nº 8.159/1991.

A eliminação é o procedimento de destruição física dos documentos descartados, com o objetivo de aumentar o espaço físico disponível e, consequentemente, otimizar a organização e a utilização de recursos no ambiente organizacional.

Segundo as normas do Tribunal, apenas os documentos administrativos podem ser eliminados e desde que sejam cumpridos os prazos previstos na Tabela de Temporalidade. Tal instrumento define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades do TSE, bem como o Termo de Eliminação e o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Após a autorização das áreas produtoras, os documentos são encaminhados para o descarte, que consiste na trituração dos mesmos e na consequente doação do material triturado para uma cooperativa de catadores de papel. Com a medida, o TSE cumpre com sua responsabilidade ambiental ao evitar a derrubada de 20 árvores de eucalipto para confecção de novos papéis.

Projeto Memória Eleitoral

Dois dos conteúdos mais procurados por jornalistas e pesquisadores no Arquivo Central do TSE, os dados e os resultados eleitorais completos do período de 1945-1990 estão sendo compilados, em um banco de dados estruturado, para auxiliar na preservação e divulgação dessas informações. O Projeto Memória Eleitoral está sendo desenvolvido pela Seção de Arquivo em conjunto com a área de Estatística do Tribunal.

O foco do Projeto são os dados referentes às eleições anteriores à tecnologia das urnas eletrônicas. Por esse motivo, os resultados deste período ainda não estão completamente disponibilizados na internet ou armazenados em bancos de dados de maneira estruturada e padronizada. No entanto, boa parte das informações, disponibilizada no formato CSV, já pode ser acessada no Portal do TSE, clicando, dentro da aba "Eleições", em "Repositório de dados eleitorais ".

Quando estiver completamente concluído, o Projeto disponibilizará, dentre outras, as seguintes informações, para os cargos de presidente e vice-presidente, senador, deputado federal, governador e deputado estadual/distrital: nome do candidato, nome de urna, número do candidato, número, sigla e nome do partido, votos nominais, votos de legenda, situação após totalização, votos brancos e nulos, comparecimento, tamanho do eleitorado e quantidade de seções eleitorais totalizadas.

A metodologia utilizada para a concepção do Projeto consiste na digitalização dos resultados eleitorais por meio da estruturação de dados, ou seja, são capturados os resultados (dados) e não a imagem dos documentos, como é comumente feito na digitalização comum. A vantagem é que, a partir dos dados eleitorais brutos, é possível, com ferramentas adequadas, realizar manipulações, consultas, reordenações, filtros, seleções, gráficos, cálculos e estatísticas, entre outros.

LC/LF